Excel可以成为小型管理系统?其实你只用到了它的百分之一!

  擅于运用办公软件,不仅可以更好地完成你自身的工作,也便于管理下属职工。对许多企业而言,excel的使用频率极高,有许多文件都是以excel为基础做出来的,离开了excel,很多工作就无法开展。那究竟要如何用好excel呢?大部分人都有这个困惑。excel的功能其实很强大,只是很多功能没有被熟知和应用,又或者用不好,因此,只使用了其功能中极小的一部分。善用 excel,其能够实现的效果堪称一个小型管理系统。

  1. 任务定义:即使线下沟通过,但是在这里的撰写,还是要尽可能定义清楚,是确认还是交付,或者完成,在工作量上是不一样的概念。

  3. 关联任务:设置前置和后置关联:对于任务之间的影响关系一目了然。A任务:代表受前面A任务影响,若A任务不完成,我无法开始。A: 代表本任务是下面A任务的前置任务,若本项任务不完成或有延迟,下面A任务会受影响。这个后面再细说。

  当有人来找你说,我的任务的截止时间点我不能保证,我要延后2天,通过这个后置关联,你能够马上给他解释说,你的截止时间如果要后延,会导致你的后置任务即1.8无法如期开始,当我们在看1.8任务时,又会发现1.8若有延迟,会影响2.6无法正常开工……因此,若要中途调整项目任务,就需要将相关方叫到一起,评估调整的可行性--一切都要保证最终的关键里程碑。

  虽然颜色是土了点,但是将甘特图标注不同的颜色,真的很实用。这个甘特图的颜色和任务分解部分的人名颜色是相关的。在一个小项目里,很容易为各种角色指定一个标志色。如此,他打开这个计划表,直接搜寻他的标志色,就对他的任务非常清楚。

  所谓关键里程碑是一个阶段工作必须要保证的时间点,而这个时间点的顺利完成与否,决定了里程碑以后的各项工作能不能也保证顺利进行。如果关键里程碑都无法保证,将意味着里程碑以后的各项任务要重新调整。

  我们也期望excel做出来的计划表,能够在拖动查看视图时,日期行和任务行能够锁定在原地不动。使用excel的窗格冻结功能能够轻而易举达到目的。如图所示:点击你期望冻结的窗格交叉点窗格,点击冻结窗格,即达到目标。

  假设日期在A1单元格中,选择格式菜单中的条件格式,选择公式,然后输入= IF(A1=today(),true,false),将底色设置为红色即可(heidi目前没有实现整列标注红色,只是单个单元格标注成了红色,以后再研究研究~)

  excel来做项目管理的好处是一般人的电脑上都会安装excel,便于你共享项目计划,但是依然要不断地进行过问,及时更新项目每项计划的进度,才能够真正发挥出项目管理的作用。

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